(3 оценок, среднее: 4,67 из 5)
Загрузка...
Тема 1. Теоретические и методологические основы обработки
учетно-аналитической информации.
1. Сущность автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета и экономического анализа (АИСБУЭА) и их роль в управлении экономическими объектами.
Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей, и располагающий для этого материальными, финансовыми и другими видами ресурсов.
Субъект , или система управления, экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.
Целенаправленное воздействие на объект управления, ведущее к изменению, либо сохранению его состояния обеспечивается управлением. Основные функции управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.
Управление базируется на информации . Информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки и персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему (ИС). Ее назначением является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией.
АИСБУ — это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета.
Автоматизированные информационные системы экономического анализа (АИСЭА) – это комплекс программно-технических средств, информационных ресурсов, методик, которые используются для автоматизации аналитических работ с целью обоснования принятия управленческих решений и других возможных применений.
2.Понятие технологии и исторические этапы развития информационных технологий.
Технология – система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.
Информационная технология – совокупность методов, способов, приемов и средств обработки документированной информации, включая прикладные программные средства, и регламентированного порядка их применения (Закон РБ «Об информатизации»).
Цель информационной технологии – производство информации для ее анализа человеком и принятия грамотного управленческого решения.
Информационные технологии прошли ряд этапов исторического развития, которые связаны с развитием технического инструментария технологий.
1-й этап (до середины 19-го века) – «ручная» информационная технология.
2-й этап (до конца 19-го века) – «механическая» технология.
3-й этап (до середины 20-го века) – «электрическая» технология.
4-й этап (до начала 70-х годов 20-го века) – «электронная» технология.
5-й этап (до конца 20-го века) – «компьютерная» технология.
6-й этап (по настоящее время) – «сетевая компьютерная» технология.
(2; с. 51-52)
3.Основные свойства экономической информации, ее особенности и классификация.
Понятие «информация» произошло от латинского information , что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. В широком смысле информация определяется как сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессов.
Информация очень разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т.п.
Управленческая информация – информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена, потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления хозяйством и его звеньями.
Экономическая информация – отражает деятельность предприятий, организаций и фирм посредством натуральных, стоимостных и других показателей. Она включает сведения о составе трудовых, материальных, денежных ресурсов, состоянии объектов управления на определенный момент времени и служит для управления социально-экономическими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.
По функциям управления информация подразделяется на учетную, плановую, директивную, статистическую и др.
По месту возникновения экономическую информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю.
По стадиям образования информация бывает первичной и вторичной. Первичная информация возникает на начальной стадии процесса управления и отражает состояние объекта или процесса управления во времени. Вторичная информация получается в результате обработки первичной и может быть промежуточной или результатной. Промежуточная информация содержит накапливаемые данные, используемые при дальнейшем решении различных экономических задач. Результатная информация, получаемая в процессе обработки первичной или чаще всего первичной и промежуточной информации, используется для управления работой объекта и принятия решений.
По временному периоду возникновения информацию подразделяют на периодическую и непериодическую.
Таким образом, в условиях усложнения функций управления, полнота, своевременность и достоверность получаемой информации оказывает большое влияние на действенность принимаемых управленческих решений, а значит, и на эффективность управления экономическим объектом в целом.
4. Структура и виды обеспечения АИСБУЭА.
АИСБУЭА представляет собой совокупность различных видов обеспечения, а также специалистов и предназначена для автоматизации обработки учетно-аналитической информации.
Следует выделять функциональную и обеспечивающую части АИСБУЭА.
Функциональная часть АИСБУЭА представляет собой ряд функциональных подсистем, конкретный состав которых зависит от особенностей объекта управления. Функциональные подсистемы подразделяются в соответствии с организационной и производственной структурой объекта управления.
Функциональные подсистемы в составе организации:
· оперативное управление основным производством;
· технико-экономическое управление;
· бухгалтерский учет, анализ и контроль;
· управление персоналом;
· управление маркетингом (снабжение и сбыт);
· управление вспомогательным производством и др.
Функциональная структура объединений, концернов, отраслей определяется спецификой управления и обрабатываемой информации.
Обеспечивающая часть АИСБУЭА состоит из организационного, информационного, технического, программного, математического, правового, лингвистического и эргономического обеспечения.
Организационное обеспечение – это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, программным обеспечением и между собой в процессе создания и функционирования АИСБУЭА.
Математическое обеспечение – это совокупность математических средств, используемых при описании алгоритмов решения задач бухгалтерского учета, а также моделей представления и интерпретации учетной информации.
Правовое обеспечение – это совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и функционировании АИСБУЭА.
Лингвистическое обеспечение – это совокупность языковых средств общения человека и вычислительной техники.
Эргономическое обеспечение – совокупность методов и средств, обеспечивающих специалисту наиболее благоприятные условия работы, учитывающие физиологические и психологические возможности человека.
Тема 2. Информационное обеспечение АИСБУЭА.
1.Состав и организация информационного обеспечения.
Информационное обеспечение АИСБУЭА – совокупность методов и средств построения информационного фонда системы, организации его функционирования и использования.
Следует различать «информационный фонд» и «информационная база» АИСБУЭА.
Информационный фонд включает всю информацию экономического объекта, зафиксированную на бумажных и машинных носителях.
Информационная база содержит только информацию, зафиксированную на машинных носителях.
Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
Исходя из назначения информационного обеспечения можно сформулировать основные к нему требования:
· полнота, объективность, достоверность и точность данных, отражающих состояние объекта автоматизации;
· одноразовые регистрации и ввод данных в машину и многоцелевое использование их при обработке;
· унификация систем классификации и кодирования информации;
· создание единого фонда условно-постоянных данных;
· возможность простого, удобного и быстрого доступа к информационной базе и др.
В ходе проектирования информационного обеспечения осуществляются следующие виды работ:
— определяется состав показателей, необходимых для решения бухгалтерских задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;
— разрабатываются различные коды и классификаторы; изучается возможность использования отраслевых и общегосударственных классификаторов;
— выявляется возможность применения унифицированной системы документации, проектируются формы новых первичных документов, отвечающих требованиям автоматизированной обработки;
— определяются состав базы данных и ее организация; проектируются формы вывода результатов обработки.
Информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное.
2.Внемашинное информационное обеспечение.
Внемашинное информационное обеспечение представлено:
— системой показателей;
— системой документации и документооборота;
— системой классификации и кодирования информации.
Система показателей представляет собой упорядоченную совокупность взаимосвязанных показателей, характеризующих закономерности производственно-хозяйственной деятельности экономического объекта. Система показателей является методологической основой всей системы сбора и обработки экономической информации.
Изучение системы показателей хозяйственной деятельности экономического объекта дает возможность выявить состав показателей и их структуру, закономерности их преобразования, объемно-временные и качественные характеристики (полноту, достоверность, своевременность, точность), а также способы их получения, обработки и последующего использования.
Система документации представлена первичными, выходными и нормативно-справочными документами.
Первичными документами могут быть типовые межотраслевые и отраслевые документы, а также документы, разрабатываемые на самом экономическом объекте.
Выходные документы формируются компьютером и представляются в виде печатного документа, в котором отражается результатная информация.
Они подразделяются на:
· стандартные отчеты, соответствующие учетным регистрам;
· специализированные отчеты;
· регламентированные отчеты (государственная отчетность, имеющая унифицированные типовые формы; отраслевая отчетность).
Нормативно-справочные документы содержат условно-постоянную информацию о нормативах и нормах материальных и трудовых затрат, ценах, тарифах и др.
Система классификации и кодирования информации .
В Республике Беларусь действует Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ). Целью ЕСКК ТЭСИ является информационное обеспечение процессов управления экономикой с применением компьютерных технологий.
Система классификации – это совокупность правил и результат распределения объектов заданного множества на подмножества в соответствии с признаками.
Согласно системе применяется два метода классификации: иерархический и фасетный.
Иерархический – это такой метод классификации, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества (все студенты университета разбиваются на факультеты, внутри факультетов – на курсы, внутри курсов – на группы).
Фасетный – это такой метод классификации, при котором заданное множество делится на независимые группировки по различным признакам классификации (разбиение студентов на группы по возрасту, полу и т.п.).
Кодирование – это образование и присвоение объекту классификации и (или) классификационной группировке кодового обозначения. Кодовое обозначение – это обозначение объекта, признака классификации и (или) классификационной группировки знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом кодирования.
Совокупность правил обозначения объектов классификации называется системой кодирования.
Существует четыре метода кодирования: порядковый, серийно-порядковый, последовательный, параллельный.
3.Внутримашинное информационное обеспечение.
Внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность всех видов информационных файлов системы, расположенных на машинных носителях.
В состав внутримашинного ИО входят файлы:
· с текущими данными о состоянии управляемых объектов (оперативная информация);
· нормативно-справочной информации (заимствуется из нормативных актов, различных справочников);
· плановая информация;
· с накапливаемыми данными за определенный промежуток времени (учетная информация) и др.
В зависимости от уровня развития ИО системы внутримашинная информация может быть организована в виде:
· локальных файлов, ориентированных на конкретную задачу или комплекс функциональных задач;
· баз и банков данных, осуществляющих интегрированное хранение, накопление, поиск, корректировку и выдачу информации для всей информационной системы экономического объекта;
· баз знаний, которые помимо данных о предметной области, содержат еще и правила их использования для принятия управленческих решений.
База данных – совокупность взаимосвязанных данных, организованных по определенным правилам на машинных носителях;
Банк данных – организационно-техническая система, включающая одну или несколько баз данных и систему управления ими;
База знаний – совокупность формализированных знаний об определенной предметной области, представленных в виде фактов и правил.
(Закон РБ от 06.11.95г. № 3850-XII «Об информатизации»).
Тема 3. Техническое и программное обеспечение АИСБУЭА.
1.Состав и особенности технического обеспечения.
Техническое обеспечение – это комплекс технических средств, обеспечивающих эффективное функционирование АИСБУЭА.
В рамках технического обеспечения осуществляется выбор одноуровневых и многоуровневых компьютерных информационных систем необходимыми техническими средствами. Правильный выбор комплекса технических средств (КТС) оказывает определяющее влияние на эффективность функционирования информационной системы.
В многоуровневых системах задача по выбору КТС решается с помощью моделирования. При этом необходимо учитывать, что любая информационная система является постоянно развивающейся системой и ее КТС должен иметь возможность при необходимости перестраиваться на решение новых задач.
Для расчета параметров КТС создается модель функционирования системы, в которой в качестве аргументов выступают:
· объемы входной информации;
· алгоритмы обработки данных по каждой задаче;
· режимы функционирования подсистем;
· объемно-временные характеристики информации;
· характеристики надежности всех элементов системы и др.
Основой любого КТС является компьютер (электронная вычислительная машина – ЭВМ). По размерам и функциональным возможностям ЭВМ можно разделить на:
— суперЭВМ
— большие ЭВМ
— малые ЭВМ
— микроЭВМ
Персональные компьютеры – однопользовательские микроЭВМ, удовлетворяющие требованиям общедоступности и универсальности применения.
2. Классификация компьютерных сетей.
Компьютерная сеть – это объединение компьютеров, каналов связи и средств передачи данных.
Компьютерные сети позволяют автоматизировать управление производством, транспортом, материально-техническим снабжением в масштабе отдельных регионов и страны в целом.
Возможность концентрации в компьютерных сетях больших объемов данных, общедоступность этих данных, а также программных средств обработки и высокая надежность их функционирования – все это позволяет улучшить информационное обслуживание пользователей и резко повысить эффективность применения вычислительной техники.
Компьютерные сети классифицируются по различным признакам.
По характеру реализуемых функций сети выделяют:
· вычислительные, предназначенные для решения задач управления на основе вычислительной обработки исходной информации;
· информационные, предназначенные для получения справочных данных по запросу пользователя;
· смешанные, в которых реализуются вычислительные и информационные функции.
По способу управления компьютерные сети делятся на сети:
· децентрализованным управлением, когда каждая ЭВМ, входящая в состав сети, имеет полный набор программных средств для координации выполняемых сетевых операций;
· с централизованным управлением, при этом один компьютер в сети является главным и координирует работу сети;
· со смешанным управлением.
По степени охвата территории различают сети:
· глобальные, которые объединяют абонентов, расположенных в различных странах, на различных континентах Земли (Интернет);
· региональные, которые связывают абонентов, расположенных на значительном расстоянии друг от друга (сеть ИМНС, паспортных служб, таможня);
· локальные, объединяющие абонентов, расположенных в пределах небольших территорий (на территории одной организации).
По структуре построения (топология) сети подразделяются на радиальные (звездообразные), кольцевые, иерархические, общая шина и др.
Компьютерные сети различных видов взаимодействуют друг с другом. Причем в состав глобальной сети могут входить как региональные, так и локальные сети.
Вывод. Использование компьютерных сетей способствует ускорению взаимодействия всех участников процесса управления экономическими объектами, что положительно сказывается на росте эффективности и обоснованности управленческих решений.
3. Программное обеспечение и его классификация.
Программное обеспечение (ПО) представляет собой совокупность программ обработки данных и инструкции по их эксплуатации.
В зависимости от класса ЭВМ и набора выполняемых функций программное обеспечение делится на:
· общесистемное ПО, отвечающее за функционирование всей вычислительной системы в целом;
· прикладное ПО, предназначенное для реализации алгоритмов решения задач в различных областях человеческой деятельности. (Слайд).
Основой общесистемного программного обеспечения является операционная система (ОС). ОС предназначена для синхронизации работы всех составных частей и устройств компьютера. ОС зависит от технических особенностей конкретной модели компьютера. В этой связи операционные системы развивались вместе с персональными ЭВМ. Наиболее популярные: MS/DOS, WINDOWSB и др.
Сервисные программные пакеты – помогают пользователю компьютера в его работе:
· антивирусные;
· организующие защиту от несанкционированного доступа;
· используемые для архивации информации;
· используемые для загрузки алфавитов и шрифтов в принтеры, клавиатуру и др.
Системы поддержки сетевых коммуникаций предназначены для создания и функционирования компьютерных сетей. Они синхронизируют работу абонентов сети и распределяют информационные, программные и технические ресурсы сети между абонентами. Их основной задачей является передача информации в сети, обеспечение совместимости данных независимо от технических, программных и информационных особенностей абонентов.
Системой программирования называется совокупность средств, которые используются для написания, трансляции и отладки программ на соответствующем языке программирования.
Прикладное программное обеспечение (существенно отличается от класса ЭВМ) можно разделить на три части:
· прикладные пакеты и программы общего назначения;
· проблемно-ориентированные пакеты и программы;
· интегрированные прикладные системы.
К прикладному ПО общего назначения относятся:
— текстовые редакторы – это пакеты прикладных программ, предназначенные для подготовки, редактирования и печати текстов;
— электронные таблицы , предназначенные для автоматизированной обработки данных, представленных в табличном виде;
— системы управления базами данных (СУБД), которые применяются для хранения, накопления, быстрого поиска и выдачи в удобной форме информации по запросу пользователя;
— графические системы , служащие для отображения информации в графическом виде. Используются для решения сложных инженерных задач. На их базе создаются системы автоматизированного проектирования чертежей.
Проблемно-ориентированные пакеты и программы предназначены для автоматизациии рабочих мест специалистов (АРМ менеджера, АРМ бухгалтера, АРМ экономиста и др.).
4. Классификация бухгалтерских информационных систем.
По масштабам производства организации можно выделить бухгалтерские информационные системы, предназначенные для малых, средних и крупных организаций.
По степени охвата функций бухгалтерии выделяют:
· мини-бухгалтерия – отличительными чертами являются небольшой объем учетных операций и отсутствие функционального деления по участкам учета.
· интегрированные бухгалтерские системы – отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность.
· комплексы бухгалтерских АРМ – ориентированы на использование в бухгалтериях средних и крупных предприятий при наличии явного разделения функций между бухгалтерами. В комплекс, кроме бухгалтерских АРМ, могут быть подключены АРМ руководителя, АРМ менеджера, АРМ по учету кадров (имеет тесную связь с АРМ по расчетам с персоналом по оплате труда).
По уровню автоматизации всей системы управления организацией выделяют:
· простая бухгалтерия – автоматизирует в системе управления только решение задач бухгалтерского учета.
· комплексная система автоматизации — в этой системе реализуется полный рыночный цикл – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности организации с последующей корректировкой планов. Таким образом, в комплексной системе автоматизации бухгалтерская информационная система играет роль подсистемы.
· отличительными чертами корпоративных систем являются :
— охват большого числа задач управления организацией;
— детальная разработка обобщенной модели документооборота;
— наличие развитых встроенных инструментальных средств, позволяющих пользователю самостоятельно развивать возможности системы и адаптировать ее к своим потребностям;
— развитая технология объединения и консолидации данных удаленных подразделений.
По признаку архитектуры технического обеспечения различают:
· локальные АРМ , которые позволяют решать на компьютере отдельные учетные задачи. То есть существуют программные продукты, предназначенные исключительно для автоматизации расчетов с персоналом по оплате труда или складского учета. Они могут использоваться в бухгалтерии и управленческой службе наряду с бухгалтерскими информационными системами других разработчиков, если те по каким-либо причинам не соответствуют определенным требованиям.
· информационные системы с сетевой архитектурой обработки информации позволяют создать информационное пространство учетной системы организации, благодаря чему обеспечивается оперативность обработки учетных данных и использование преимуществ автоматизированной формы учета.
По степени настройки системы ( в связи с частыми изменениями нормативно-законодательной базы разработчики бухгалтерских информационных систем стремятся обеспечить гибкость своих программ, возможность их настройки) различают:
· полностью настраиваемые – это программы класса «Бухгалтерский конструктор», которые представляют возможность изменять методику учета, адаптировать программу к особенностям учета в любой организации;
· частично настраиваемые – это системы, которые позволяют изменять рабочий план счетов, создавать новые формы отчетных документов, дают возможность проводить бухгалтеру расчеты в электронных таблицах и т.д.
· минимально настраиваемые бухгалтерские системы ограничиваются возможность изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов и т.п.
Тема 4. Организация автоматизированной формы учета
1. Понятие АРМ бухгалтера и принципы автоматизированной обработки экономической информации.
АРМ бухгалтера – это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.
Принципы автоматизированной обработки учетно-аналитической информации:
· Рациональное сочетание централизованного и децентрализованного управления и организации информационной системы;
· Распределенной обработки данных на основе развитых компьютерных сетей;
· Создание автоматизированных рабочих мест специалистов с учетом конкретных особенностей объекта управления и функций исполнителей.
2. Структура бухгалтерии и функциональные обязанности учетных работников в условиях АРМ.
АРМ создают обычно по участкам учета (зависит от вида деятельности, размеров организации, объема учетных операций):
· АРМ по учету ОС;
· АРМ по учету труда и заработной платы;
· АРМ по учету готовой продукции;
· АРМ по учету затрат и др.
Таким образом, в условиях автоматизации учета возможно максимальное приближение технических и программных средств к источникам и потребителям информации, упрощаются процедуры обработки данных, исключаются промежуточные этапы обработки данных, отпадает необходимость участия в работе неспециалиста в области учета (оператора для ввода информации).
Работа пользователя-бухгалтера при решении задач в условиях АРМ заключается в выполнении следующих технологических операций в режиме активного диалога:
· ввод, просмотр и редактирование данных;
· поиск записей и файлов, сортировка и изменение файлов, фильтрация, архивирование и копирование;
· выдача выходных форм на печать (дисплей) в различных режимах (всего файла, отдельных записей; просмотр документов);
· перенастройка программы при изменениях в учете;
· использование сервисных функций, функций помощи.
3. Обеспечение сохранности данных
Под безопасностью автоматизированной информационной системы следует понимать ее защищенность от случайного и преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, а также от попыток разрушения или модификации ее компонент.
Очевидно, что абсолютно безопасных систем не существует. Любую систему можно «взломать», если располагать достаточно большими материальными и временными ресурсами. Целесообразно оценивать лишь степень доверия, которое можно оказать той или иной системе.
Важным компонентом надежности системы является политика безопасности информации в организации. Она включает правила и нормы поведения при обработке, защите и распространении информации. В частности, эти правила определяют, в каких случаях пользователь имеет право работать с определенными наборами данных.
Дополнением политики безопасности является механизм подотчетности, который позволяет определять, кто работает в системе и что делает в определенный момент времени. Средства подотчетности делятся на три категории:
· идентификация и аутентификация;
· предоставление надежного;
· анализ регистрационной информации.
Безопасность автоматизированных систем хранения, обработки и передачи информации характеризуют следующие компоненты ее безопасности:
· Компьютерная безопасность – это совокупность технологических и административных мер, которая обеспечивает доступность, целостность и конфиденциальность ресурсам, связанным с данным компьютером;
· Безопасность данных – это защита данных от несанкционированной модификации, разрушения или раскрытия их;
· Безопасность коммуникаций – это меры по предотвращению предоставления неавторизованным лицам информации, которая может быть выдана системой в ответ на запрос по каналам связи;
· Безопасность программного обеспечения – это программное обеспечение, которое осуществляет безопасную обработку данных в компьютерной системе, а также дает возможность безопасно использовать ресурсы системы.
4. Разграничение прав доступа пользователей.
Для разграничения доступа к информации пользователям предоставляются различные полномочия и права доступа, которые регламентируются «Картой пользователя».
Пользователи программы по своим полномочиям делятся на две категории: администратор и пользователь системы.
Разграничение прав доступа может производится на уровне отдельных разделов программы, счетов или хозяйственных операций. Это означает, что конкретный пользователь получает доступ к определенным функциям программы или информации, находящихся только на тех счетах, с которыми непосредственно работает данный пользователь.
В системе 1:СПредприятие разграничение прав доступа производится в Конфигураторе. Прежде всего, в процессе создания конфигурации создается необходимое число типовых наборов прав , которые описывают полномочия различных категорий пользователей на доступ к информации, обрабатываемой системой. Права могут быть заданы в широких пределах – от возможности только просмотра ограниченного числа документов до полного набора прав по вводу, просмотру, корректировке и удалению любых видов данных. Кроме того, для эффективной работы пользователей может быть создан индивидуальный пользовательский интерфейс, который включает команды главного меню и панели инструментов, настроенные на работу пользователя с той информацией, доступ к которой разрешен его набором прав.
В системе 1С:Предприятие существует возможность создания списка пользователей, которым разрешена работа с системой. Список пользователей вызывается на экран выбором функции «Пользователи» из меню «Администрирование» главного меню конфигуратора.
Тема 5. Технология электронного документооборота и
формирование внутримашинной базы учета в АИСБУ
1. Система документации и основные варианты электронных форм документов.
Первичный учетный документ — документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. (Закон о бух. учете).
Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, соответствующим образом заполненный и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.
С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в компьютерных системах, можно разделить на операционные и полнотекстовые.
Полнотекстовыми называются слабоструктурированные документы, обычно не подлежащие формализованной обработке (законы, нормативные акты, приказы, договора, письма ….).
Операционные документы качественно и количественно характеризуют осуществляемые организацией хозяйственные операции и содержат определенный набор реквизитов, позволяющих осуществлять их формализованную вычислительную обработку (формировать записи на счетах бухгалтерского учета.
Мы рассмотрим операционные документы, поскольку формализованные процедуры обработки в АИСБУ применяются только к ним.
В условиях автоматизированной обработки данных вводится понятие «вид документа» или «тип документа».
Документ любого вида может иметь: экранную форму, печатную форму и для него могут задаваться правила формирования проводок.
Каждый вид документа обязательно имеет визуальное представление – экранную форму . Она предназначена для ввода документа в информационную базу и заполняется при его вводе.
В системах автоматизации учета реализуется четыре основных варианта экранных форм документов:
1. Экранная форма является копией первичного документа.
2. Экранная форма представлена в виде унифицированного макета, общего для нескольких видов документов, предназначенных для отражения близких по типу хозяйственных операций и имеющих приблизительно одинаковый набор реквизитов (экранная форма ПКО и РКО).
3. Экранная форма имеет макет вертикального расположения реквизитов документа.
4. Экранная форма имеет заголовочную часть (как и первичный документ), а для отдельных видов документа и табличную часть.
Для большинства документов в системах автоматизации задаются правила формирования проводок для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
2. Модели электронного документооборота.
В АИСБУ электронный документооборот рассматривается применительно к процедурам обработки операционных документов.
В зависимости от того, является ли АИСБУ локальной или входит в состав комплексной информационной системы организации как ее компонент, сформировались два основных подхода к работе с операционными учетными документами:
1. Каждый возникший документ должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета. В основе этого подхода лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операциях.
2. Второй подход ориентирован на документооборот всей организации и базируется на системе взаимосвязей между документами разных видов.
При первом подходе в компьютерных системах бухгалтерского учета применяется одна из трех моделей документооборота, в которых документ рассматривается как:
1. дополнение к хозяйственной операции (1-я модель);
2. средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях (2-я модель);
3. вспомогательный информационный объект (3-я модель).
Первая модель рассматривает документ как дополнение к хозяйственной операции, отраженной в информационной базе.
Возникновение хоз операции >>> запись информации о хоз операциях в массиве >>> первичный документ.
Недостаток. Запись о хозяйственной операции сразу становится актуальной, т.е. формируются проводки. В реальности часто имеет место временной разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом соответствующих записей в массив хозяйственных операций и актуализацией проводок, определяемых этими записями.
Вторая модель рассматривает документ как средство формирования записей массива информации о хозяйственных операциях. Она реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме:
Возникновение хозяйственной операции >>> первичный документ >>> запись информации о хозяйственных операциях в массиве.
Недостаток. Не соблюдается временной разрыв между выпиской документа, совершением операции и отражением их в учете, т.е. система работает по неутвержденным документам.
Третья модель рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. Она реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме:
Возникновение хозяйственной операции >>> первичный документ >>> совершение хозяйственной операции >>> запись информации о хозяйственных операциях в массиве.
Таким образом, при применении третьей модели поддерживается технология прохождения первичных документов.
Второй подход к работе с операционными учетными документами, когда АИСБУ является одной из функциональных подсистем управления организацией, реализуется в корпоративных информационных системах.
Этот подход базируется на четырех основных положениях:
1. Большая часть документов возникает вне бухгалтерии. Следовательно массивы документов также могут формироваться и храниться в электронных архивах вне бухгалтерии.
2. Между документами разных видов существует тесная взаимосвязь.
3. Документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.
4. Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.
Следовательно, основные отличия модели полного документооборота от предыдущих моделей заключаются в следующем:
-Документ рассматривается не только как средство формирования проводок, но и является полноправной информационной единицей;
-Документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии;
-Благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам документов, хранящимся в других подсистемах. (учетная база освобождена от излишней аналитической информации, но работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки).
Вывод . Модель полного документооборота позволяет наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтерского и оперативного учета.
3. Способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях
1. Ручной ввод бухгалтерских операций . Бухгалтер самостоятельно заполняет все реквизиты вводимой операции. Самостоятельно определяет корреспондирующие счета каждой проводки и указывает сумму.
2. Ввод данных и автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций . Подобные операции в системах автоматизации бухгалтерского учета называют типовыми операциями. Для них разрабатываются шаблоны, которые представляют собой сценарии формирования проводок, позволяющих отразить хозяйственную операцию в учете. Шаблон типовой операции включает одну или несколько проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. Каждая типовая хозяйственная операция регистрируется в справочнике типовых операций под своим уникальным именем.
3. Ввод данных и автоматическая генерация бухгалтерских операций на основе электронных форм документов. Бухгалтер заполняет предложенную форму документа, а бухгалтерские операции и проводки формируются автоматически.